Форма помогает решить, что допустимо хранить после отзыва и какие данные вообще следует собирать. Она не устанавливает за компанию правовые основания. Каждую заполненную строку сверяют с документом и действительным процессом. Закон № 152-ФЗ, статьи 5, 6, 9, 20, 21.
| Цель | Данные и люди | Основание и доказательство | Событие начала/окончания | Действие по окончании и подтверждение |
|---|---|---|---|---|
| Ответ на инициативную заявку | Необходимый контакт заявителя | Проверить пункт 5 части 1 статьи 6; сохранить заявку и связь с будущим договором | Получение → ответ/прекращение согласования; конкретный срок обосновать | Удалить лишнее либо перейти на подтверждённую договорную цель |
| Исполнение заказа | Необходимые заказчику/получателю сведения | Договор и конкретная необходимость; проверить статус получателя | Договор → исполнение и применимые обязательства | Разделить рабочую обработку, претензию и обязательные документы |
| Прямое продвижение | Контакт и согласованный рекламный профиль | Предварительное согласие; версия и действие | Согласие → отзыв/окончание | Немедленно прекратить по требованию; убрать из отправки у подрядчиков |
| Бухгалтерский учёт | Сведения в конкретном первичном документе | Точный закон и вид документа | Отчётный год и применимое архивное правило | Уничтожить после обязательного срока и проверки иных оснований |
| Текущий спор | Доказательства в необходимом объёме | Пункт 3/3.1 либо 7 части 1 статьи 6 по фактам | Возникновение спора → завершение нужной процедуры и проверка дальнейшего срока | Пересмотр, ограничение доступа и исключение прежних рекламных целей |
| Кадровый резерв | Необходимая анкета кандидата | Самостоятельная цель и действительное основание | Установленный срок/отзыв | Прекратить резерв; проверить отдельные необходимые документы |
Числа в сроки вписывают после проверки вида документа. Статья 29 Закона № 402-ФЗ устанавливает для определённой бухгалтерской документации минимум пять лет после отчётного года; она не задаёт пяти лет всей CRM. Источник.
Для каждого основания задайте сильный проверочный вопрос. Договор: является ли человек стороной, выгодоприобретателем или поручителем и необходима ли операция? Закон: какая конкретно обязанность требует этого поля? Интерес: какую правомерную цель невозможно разумно достичь меньшим объёмом и как защищены права? Согласие: было ли оно свободным, отдельным, доказуемым и охватывало ли эту цель?
Отдельные графы исполнения: основной контур, резерв, почта, выгрузки, тестовая среда, подрядчик, иностранный получатель; команда, дата, исполнитель, подтверждение, контроль восстановления. При невозможности уничтожения вовремя фиксируют условия блокирования и специальный срок статьи 21, а не молча продлевают хранение. Сроки и уничтожение, отзыв.