Заполняет человек, который реально сделал копию, или представитель, указывающий исполнителя. Это описание происхождения, не удостоверение истинности.
Для каждого файла укажите: [имя], [тип], [размер], [SHA-256 при наличии], [дата/время/зона], [URL/ID], [устройство/программа], [способ законного доступа], [кто сохранил], [что видно], [контекст], [оригинал или производная копия]. Изменённой копии присваивается новое имя с описанием изменений; исходник остаётся отдельно.
Для аудио и видео: кто записал, когда, при каких условиях, участник ли разговора, есть ли полный файл, какие фрагменты предоставляются и почему. Для скриншота: адрес страницы и точное время, режим авторизации, видимая последовательность сообщений. Для нотариуса: предмет осмотра и риск утраты; протокол прикладывается целиком в нужной процессуальной части.
Отдельно запишите каждую передачу файла: кому, зачем, в каком объёме и с каким подтверждением. Не пересылайте интимный материал неограниченному кругу лиц. Доставка суду — по процессуальным правилам с ходатайством о закрытом исследовании при основаниях. Применяется сразу при фиксации; обязательного универсального срока нет, но промедление может лишить доказательства.