Эта карта нужна до спора: когда документы ещё можно получить у участника события, проверить подпись, снять показания прибора или сохранить исходную версию файла. Заполняйте её по отдельным этапам и партиям. Запись «всё выполнили» не позволяет отделить согласованную работу от дополнительной, принятую часть от спорной и просрочку исполнителя от задержки заказчика.
| Вопрос | Что сохранить | Что проверять у другой стороны |
|---|---|---|
| Как возникло обязательство | Извещение, положение 223-ФЗ в нужной редакции, заявка, итоговый протокол, подписанный контракт, приложения | Не изменилась ли документация; кто имел право подписать; законно ли основание закупки |
| Что и когда надо исполнить | Спецификация, смета, техническое задание, график, допустимые изменения | Есть ли действительное изменение по закупочным правилам, а не только устное поручение |
| Что сделал заказчик | Передача площадки, данных, доступа, согласований; запросы и ответы | Мог ли исполнитель работать без них; предупреждал ли своевременно о препятствии |
| Какой результат получен | Серийные номера, журналы, версии кода, испытания, замеры, фото с привязкой | Совпадает ли объект исследования с предметом договора; проверялось ли качество |
| Как результат сдавался | Уведомление готовности, полномочия адресата, квитанции ЕИС, переданные документы | Предоставлялась ли реальная возможность приёмки; соблюдён ли обязательный канал |
| Что принято и что отвергнуто | Подписи, мотивированный отказ, сведения комиссии и экспертизы, исправления | Конкретен ли дефект; оправдывает ли он отказ от всей суммы; устранялся ли |
| Как возник денежный остаток | Цена, аванс, платежи, удержания, этапы, отдельный расчёт долга и санкций | Не задвоен ли платёж; верна ли база пени; откуда срок оплаты |
| Как прекращён договор | Решение, подтверждение надлежащего уведомления, даты исправления, соглашение/акт суда | Основание, процедура, повторность нарушения, оплаченная и неоплаченная часть |
Для каждого файла добавьте строку: имя → событие → дата получения → автор/система → подпись → исходное местоположение → SHA256 → что именно доказывает → чего не доказывает. Копии должны позволять найти оригинал. Снимок экрана не подменяет электронный документ с подписью; выгрузка из собственной таблицы не превращается в подтверждение заказчика.
В переписке сохраняйте цепочку и приложения. В техническом исследовании — методику, образцы и цепочку их хранения. Для эксперта отделяйте технический вопрос «каков объём и причина дефекта» от юридического «кто должен заплатить». Не правьте исходные доказательства ради более красивого отчёта; пояснения оформляйте отдельно.
Перед претензией проведите встречную проверку: какие факты доказывает заказчик, что отсутствует и какой документ может опровергнуть вашу версию. Если исполнение частично принято, постройте отдельные строки по принятой и спорной части. Если выполнены дополнительные работы, пометьте их как отдельный вопрос законного изменения и основания оплаты, а не включайте молча в основной объём.
Общая конструкция доказательств сохранена в принятых главах о качестве поставки и о сдаче подрядного результата, срез 16.09.2026. Они не заменяют специальные закупочные ограничения. Практика того, почему подпись акта не решает весь спор, и специальная приёмка описаны в главе об исполнении; дополнительные работы — в самостоятельной главе; судебное бремя и истребование — в процессуальной главе. Источники: 44-ФЗ, статья 94, АПК, статьи 65–75 и 82, обзор ВС по 44-ФЗ от 28.06.2017. Это рабочая структура доказательства, не заключение о достоверности конкретного документа.