Паспорт заполняется до согласования оплаты и обновляется после изменения участника, товара, маршрута или даты. Это рабочая форма компании; она не заменяет таможенную декларацию, ДОПП, банковские сведения или государственное заявление. Неизвестное записывается словом «не установлено» с ответственным за проверку.

ПолеСведения и доказательствоКто проверяет / до какой даты
Компания, ИНН, статус и полномочия подписанта[данные, выписка, доверенность][ ]
Контракт, редакция, право, CISG, суд/арбитраж[номер, дата, оговорки, язык и приоритет][ ]
Продавец, производитель, отправитель, получатель, собственник, декларант[отдельно по каждой роли, не только бренд][ ]
Товар и точная модификация[состав, назначение, технология, техописание, количество][ ]
Код, происхождение, таможенный статус[основание каждого вывода отдельно][ ]
Страны и склады по ходу движения[фактический маршрут, граница ЕАЭС, транзит][ ]
Процедура и основание завершения[выпуск для внутреннего потребления / иной режим][ ]
Допуск[применимые запреты, разрешения, техрегламент, маркировка][ ]
Поставка и титул[термин Incoterms, редакция, точное место; отдельно переход собственности][ ]
Цена и составляющие[скидка, доставка, страхование, роялти, взаимосвязь][ ]
Валюта, плательщик, получатель, банк[основание третьего лица; действующий маршрут][ ]
Дата операции и временные меры[норма, начало/окончание действия, исключения][ ]
Учёт договора и подтверждение[УНК при необходимости, ожидаемые документы, сроки][ ]
Ответственные и оригиналы[папка, версии, доступ, резервная копия][ ]

Незакрытый вопрос о разрешении, статусе или плательщике должен менять решение о готовности сделки, а не исчезать из паспорта после подписания. Заключительная запись: «Операция допустима при условиях [ ]; не установлено [ ]; следующее проверяемое действие [ ]». Основания и практика: участники, режим, валютные факты. Для специальных товаров действует граница исследования.