Одна строка — одно юридически значимое событие. Исходное сообщение сохраняется вместе с транспортной квитанцией, вложениями и подтверждением доставки; скриншот помогает, но не заменяет исходные данные.
| Номер / ДТ | Событие и орган | Отправлено / получено (часовой пояс) | Срок и норма | Ответственный | Пакет / доказательство доставки | Статус |
|---|---|---|---|---|---|---|
| [ ] | [запрос/досмотр/пробы/ответ/продление/решение] | [ ] | [не дата по памяти] | [ ] | [версия и перечень] | [ ] |
Для каждого запроса дополнительно: что проверяется; почему сведения относятся к товару/стоимости; какие документы есть; что отсутствует и почему; запрос к продавцу; срок его ответа; ходатайство, если предусмотрено; последствия непредставления. Отказ иностранного контрагента лучше подтвердить его письмом и своей попыткой получить альтернативные сведения, чем общей фразой «коммерческая тайна».
При досмотре или отборе проб отметьте количество/идентификацию, упаковку и пломбы, участие представителя, замечания к акту, переданные материалы эксперту и получение результата. При техническом сбое запишите время, ошибку, обращение в поддержку и предусмотренный резервный способ. Не подменяйте дату юридического получения датой, когда сотрудник прочитал уведомление.
Рабочее решение на конец дня: [что представлено], [что осталось], [срок], [кто действует], [выпуск/обеспечение/возражение]. Если получено итоговое решение, заведите отдельную строку срока обжалования; открытый запрос продавцу не продлевает его автоматически. Основания и практика — запросы и проверка, выпуск, обжалование.